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I Profili Orari sono il fulcro del sistema di gestione presenze. Definiscono tutte le regole che governano gli orari di lavoro dei dipendenti, inclusa la rilevazione delle anomalie e la generazione dei codici per l'elaborazione delle buste paga. Ogni profilo orario stabilisce i modelli di lavoro attesi, i requisiti di pausa, i calcoli degli straordinari e le impostazioni di esportazione per l'integrazione con il sistema paghe.
Il sistema utilizza i profili orari per automaticamente:
- Monitorare la conformità con gli orari di lavoro programmati
- Rilevare e segnalare le anomalie delle presenze
- Calcolare le ore regolari e gli straordinari
- Generare i codici appropriati per le buste paga
- Gestire i requisiti di pausa
- Gestire l'idoneità ai buoni pasto
Interfaccia Principale
La sezione Profili Orari mostra due schede principali:
- Generale: Dove i profili orari vengono creati e configurati. Elenca tutti i profili orari configurati con il loro Codice ID GSI, etichetta, tipo, giorni lavorativi e azioni di gestione
- Assegnazioni: Visualizzazione informativa che mostra le assegnazioni correnti dei profili orari ai dipendenti, incluse date e tipi di assegnazione. Questa scheda è solo di riferimento - l'assegnazione effettiva del profilo orario ai dipendenti viene eseguita in Organizzazione > Individuo > Profilo Orario. Nota: Le modifiche alle assegnazioni dei profili orari attivano ricalcoli sui record di registrazione oraria esistenti
Concetti Fondamentali: Registrazioni Orarie vs Attività del Personale
Comprendere la distinzione tra questi due tipi di dati è cruciale per una gestione efficace dei profili orari:
- Registrazioni Orarie (Clock In/Out): Sono le registrazioni grezze dei tempi effettivi quando i dipendenti timbrano in entrata e uscita, rappresentando la loro presenza fisica o tempo di lavoro. Questi sono i timestamp non elaborati dai lettori badge, app mobili o inserimenti manuali.
- Attività del Personale: Sono record di tempo di lavoro validati che sono stati accettati dall'azienda secondo le regole stabilite nel profilo orario del dipendente. Le attività del personale vengono create dopo aver risolto eventuali anomalie o attraverso approvazione manuale, e rappresentano il record ufficiale di lavoro utilizzato per l'elaborazione delle buste paga.
Le regole del profilo orario fungono da filtro tra le registrazioni orarie e le attività del personale, determinando cosa viene accettato come tempo di lavoro valido e cosa richiede revisione o genera anomalie.
Nota Importante sulle Modifiche alle Regole
Critico: Modificare le regole del profilo orario non influenza automaticamente tutti i record esistenti o risolve le anomalie esistenti. Il sistema preserva l'integrità dei dati storici. Per le modifiche alle regole, l'approccio raccomandato è:
- Clonare il profilo orario esistente usando il pulsante "Clona Profilo Orario"
- Modificare le regole nel profilo orario clonato
- Assegnare il nuovo profilo orario agli individui desiderati con date di decorrenza appropriate
- Mantenere il profilo orario originale per riferimento storico e coerenza dei dati
Questo approccio garantisce transizioni pulite e mantiene record storici accurati mentre si implementano nuove regole per il futuro.
Integrazione del Sistema e Considerazioni Importanti
- Posizione dell'Assegnazione: L'assegnazione del profilo orario ai dipendenti viene eseguita in Organizzazione > Individuo > Profilo Orario, non nel modulo Profili Orari stesso
- Accordi di Lavoro: Devono essere attivati a livello di profilo orario prima che i dipendenti possano selezionarli durante la timbratura. I manager possono anche assegnare accordi di lavoro retroattivamente
- Risoluzione Anomalie: Le anomalie devono essere risolte prima dell'esportazione delle buste paga. La risoluzione può comportare l'approvazione dell'anomalia, l'aggiunta di codici assenza o l'aggiustamento degli orari di timbratura
- Generazione Codici Ticket: I buoni pasto vengono generati solo quando sia la configurazione del profilo orario che le ore effettivamente lavorate soddisfano i requisiti
- Confini Mensili: Prestare attenzione a come i diversi tipi di profili orari gestiscono le transizioni di fine mese, specialmente per i profili orari Settimanali dove i confini della settimana possono estendersi su più mesi
- Gerarchia delle Regole: Le regole degli straordinari per intervalli orari specifici sovrascrivono le regole per importo ore; i requisiti di pausa sovrascrivono i calcoli del tempo di lavoro normale
- Flusso Dati: Registrazioni Orarie → Elaborazione Regole Profilo Orario → Rilevamento Anomalie → Risoluzione → Attività del Personale → Esportazione Buste Paga
Migliori Pratiche
- Iniziare con tipi di profilo orario più semplici (Illimitato, Ore Totali) per posizioni flessibili
- Usare Intervallo Personalizzato per posizioni con orari rigidi
- Configurare tolleranze appropriate per ridurre false anomalie
- Testare accuratamente le regole degli straordinari prima della distribuzione
- Rivedere regolarmente i pattern delle anomalie per affinare le impostazioni
- Documentare regole speciali ed eccezioni nel campo Descrizione
- Considerare l'uso di profili orari Settimanali per posizioni con ore giornaliere variabili ma totali settimanali consistenti
- Configurare i requisiti di pausa per garantire la conformità con le normative sul lavoro
- Configurare attentamente le impostazioni di esportazione per garantire un'integrazione accurata con le buste paga
Suggerimenti per il Flusso di Lavoro
- Creazione di un nuovo profilo orario: Cliccare il pulsante +, selezionare il tipo appropriato basato sui requisiti della posizione, configurare tutte le schede prima di salvare
- Assegnazione profili orari: Usare la scheda Assegnazioni per collegare i profili orari ai dipendenti con date di decorrenza
- Test della configurazione: Usare un account dipendente di test per verificare che il rilevamento anomalie e la generazione dei codici funzionino come previsto
- Clonazione profili orari: Usare il pulsante "Clona Profilo Orario" per creare variazioni di configurazioni esistenti
- Gestione modifiche: Quando si aggiorna un profilo orario, considerare l'impatto sulle assegnazioni esistenti e sui dati storici
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Tipi di Profili Orari
1. Orario Illimitato (Unlimited hours)
Il tipo di profilo orario più semplice con restrizioni minime:
- Nessun orario fisso o regole per straordinari
- Genera solo codici ore regolari basati sull'attività effettiva del dipendente
- Adatto per posizioni flessibili o ruoli manageriali
- Rilevamento anomalie minimo (la maggior parte delle regole non si applica)
2. Ore Totali (Duration)
Definisce la durata lavorativa giornaliera attesa senza fasce orarie fisse:
- Imposta un numero richiesto di ore lavorative al giorno
- Nessun orario specifico di inizio/fine
- Include impostazioni di tolleranza per tempo sotto/sopra
- Può tracciare la durata della giornata lavorativa e l'orario di inizio lavoro iniziale
- Rilevamento anomalie limitato rispetto ai tipi più strutturati
3. Intervallo Standard (Range)
Simile a Ore Totali ma con parametri temporali aggiuntivi:
- Definisce l'ammontare di ore normali al giorno
- Include "orario di inizio lavoro consentito" e "orario di fine lavoro consentito"
- Imposta intervalli di tempo di lavoro attesi (permettendo ad esempio di quantificare le ore di assenza per assenze di uno o più giorni)
- Rilevamento anomalie più completo rispetto al tipo Ore Totali
4. Intervallo Personalizzato (Custom Range)
Profilo orario più strutturato con blocchi temporali precisamente definiti:
- Intervalli di tempo di lavoro specifici per ogni giorno lavorativo
- Supportati blocchi temporali multipli al giorno (es. 08:30-12:30 e 13:30-17:30)
- Impostazioni di tolleranza limitate per preservare la logica dell'orario
- Opzione per aggiungere nuovi intervalli di giorni lavorativi con orari personalizzati
- Capacità complete di rilevamento anomalie
- Supporta la generazione automatica di attività
5. Settimanale (Weekly)
Definisce requisiti orari settimanali anziché giornalieri:
- Imposta ore totali attese per settimana invece che per giorno
- Il giorno di inizio settimana è determinato dalle impostazioni dell'Azienda Principale in Organizzazione > Azienda
- Quando la settimana lavorativa termina oltre il confine del mese, i totali vengono riportati al mese successivo
- Anomalia unica: "Settimana lavorativa incompleta" - riempie automaticamente le ore mancanti dal totale settimanale atteso come assenze, partendo dall'ultimo giorno lavorativo disponibile e procedendo a ritroso
- Il campo ore settimanali regolari definisce il totale settimanale atteso
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Tab di Configurazione: Generale
Impostazioni principali che variano per tipo di profilo orario:
Campi Comuni:
- Codice ID GSI: Identificatore univoco nel sistema GSI2 (generato automaticamente)
- Etichetta: Nome visualizzato del profilo orario
- Descrizione: Descrizione dettagliata opzionale
- Tipo: Selezione del tipo di profilo orario (Settimanale, Ore totali, Intervallo personalizzato, Intervallo standard, Orario illimitato)
Campi Specifici per Tipo:
- Sotto tolleranza/Tolleranza eccessiva (minuti): Variazioni accettabili dagli orari programmati prima che si attivino le anomalie
- Arrotondamento della tolleranza: Arrotonda i tempi di timbratura all'intervallo di tolleranza più vicino
- Giorni di lavoro predefiniti: Giorni lavorativi della settimana selezionabili
- Orario di inizio/fine lavoro predefinito: Limiti dell'orario previsto
- Orario di inizio/fine lavoro consentito: Tempi massimi accettabili di timbratura in/out
- Modifica del tipo di periodo dei report: Periodo in cui gli utenti regolari possono modificare le attività del personale (Illimitato, Fine mese, ecc.)
- Tipo di assenza predefinito per assenza imprevista/parziale: Codice assenza predefinito quando il dipendente non timbra durante l'orario di lavoro previsto
- Accordo di lavoro: Opzioni Lavoro da remoto o Lavoro fuori sede devono essere attivate per il profilo orario per essere disponibili. Una volta attivate, possono essere selezionate durante la timbratura o impostate successivamente dai manager. Sono visualizzate nei report ma non influenzano la generazione dei codici
Opzioni di Generazione Attività:
- Genera attività di roba al momento dell'ingresso/uscita: Crea automaticamente attività del personale quando la timbratura non ha anomalie
- Attività automatica: Il sistema assume il lavoro durante i periodi impostati senza controllare i record di timbratura (le assenze vengono gestite manualmente)
- Consenti lavoro in assenza: Permette il lavoro durante i periodi di assenza
- Abilita il rilevamento delle anomalie di timbratura: Genera voci di anomalia invece di attività del personale quando i record di timbratura non rispettano le regole
- Abilita l'importazione automatica dei dati del badge: Riceve dati di timbratura dai terminali badge
- Abilita le attività automatiche del personale sull'importazione dei dati del badge: Crea attività dai dati del badge
- Abilita la compensazione del tempo sull'importazione dei dati del badge: Applica aggiustamenti di tolleranza ai dati del badge importati
- Abilita l'ora iniziale forzata per l'importazione dei dati del badge: Imposta un orario di inizio obbligatorio per i dati del badge importati
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Tab di Configurazione: Straordinari
Gestisce le regole di calcolo degli straordinari con impostazioni diverse per giorni regolari, sabati e domeniche:
Opzioni di Configurazione:
- Consenti gli straordinari: Interruttore principale per il tracciamento degli straordinari
- Tipo ore regolari: Selezione giornaliera o altro periodo
- Accetta gli straordinari in caso di approvazione dell'anomalia: Collega l'approvazione degli straordinari alla risoluzione delle anomalie
- Approva automaticamente gli straordinari se il valore calcolato è 0: Auto-approva quando non vengono rilevati straordinari
Struttura delle Regole:
Ogni regola contiene:
- Codice: Identificatore del codice busta paga
- Tipo: Giorni regolari, Sabato o Domenica
- Tipo di soglia:
- Ore rimanenti: Ore rimanenti dopo l'applicazione di altre regole
- Numero di ore: Tempo progressivo dalla fine del lavoro regolare (es. "2" = prime 2 ore, "4" = dalle 2 alle 4 ore)
- Orari specifici: Si applica quando i tempi di timbratura rientrano nell'intervallo impostato, sovrascrive altre regole
- Valore soglia: Valore numerico o intervallo di tempo
- Intervalli di tempo (minuti): Durata minima per l'applicazione della regola
- Ignora se si applica la regola dell'importo successiva: Salta questa regola se viene raggiunta la soglia successiva
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Tab di Configurazione: Impostazione Pausa
Configura i requisiti di pausa obbligatori:
- Intervallo di tempo minimo calcolato tra gli intervalli di tempo (minuti): Durata della pausa richiesta tra i periodi di lavoro
- Consenti entrata prima della fine pausa: Permette il rientro anticipato dalla pausa
- Per profili orari Intervallo Standard e Settimanale: Definiscono orari di inizio e fine consentiti per i periodi di pausa pranzo
- Per profili orari Intervallo Personalizzato: I periodi di pausa sono determinati automaticamente dall'intervallo tra i blocchi temporali configurati
Quando le impostazioni di pausa sono configurate, il sistema può generare anomalie "pausa mancante" se i requisiti non sono soddisfatti.
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Tab di Configurazione: Esporta Impostazioni
Controlla l'esportazione delle buste paga e le impostazioni dei benefit aggiuntivi:
- Codice ore regolari: Codice busta paga per le ore regolari
- Codice predefinito per le festività: Codice per i periodi di festività
- Ore normali arrotondate per effetto (minuti): Precisione di arrotondamento per i calcoli delle ore
- Genera codici ticket: Crea codici buoni pasto quando viene soddisfatta la soglia di tempo lavorativo giornaliero
- Ore minime lavorate per la generazione del codice ticket: Ore richieste per qualificarsi per il buono pasto
- Disposizioni di lavoro consentite per la generazione del codice ticket: Sul posto, Remoto, ecc.
- Prioritizza le impostazioni di arrotondamento assenze rispetto alle impostazioni orarie regolari in caso di conflitto: Priorità di risoluzione per conflitti di calcolo
- In assenza di straordinario, limita le ore lavorate calcolate al totale delle ore previste meno le assenze inserite: Limita il calcolo delle ore regolari
- Se le ore lavorate superano le ore previste, elimina dall'output finale le assenze parziali della giornata: Aggiusta i record delle assenze quando si verificano straordinari