-
Panoramica
La sezione Assenze all'interno del modulo Staff fornisce una gestione completa delle richieste di permesso dei dipendenti, incluse ferie, malattie, permessi e altri tipi di assenza configurabili. Questo sistema integrato supporta flussi di approvazione, tracciamento dei saldi e coordinamento senza soluzione di continuità con i sistemi di rilevazione presenze.
Oltre alla tradizionale gestione dei permessi, la funzionalità Assenze serve anche come meccanismo di correzione per risolvere le anomalie di rilevazione del tempo quando i record di timbratura in entrata/uscita non si allineano con gli orari di lavoro previsti.
Le assenze possono essere:
- Inserite in anticipo: Richieste dal dipendente e approvate dal manager prima della data di assenza, prevenendo la generazione di anomalie
- Inserite dal manager: Create direttamente dal responsabile per i membri del proprio team
- Inserite a posteriori: Aggiunte per risolvere anomalie di assenza imprevista o per documentare assenze non pianificate
- Generate automaticamente: Create dal sistema per festività nazionali o chiusure aziendali configurate
Vista Principale - Tabella
L'interfaccia principale presenta una vista tabellare completa di tutte le assenze, con due modalità di visualizzazione:
- TUTTO: Mostra tutte le assenze visibili all'utente corrente
- APPROVATORE: Mostra solo le assenze in attesa di approvazione per cui l'utente è responsabile
Campi della Tabella
- Dipendente
- Nome e codice GSI del dipendente a cui si riferisce l'assenza. Include un filtro dropdown per selezionare dipendenti specifici.
- Data
- Date dell'assenza. Per assenze di più giorni, mostra l'intervallo di date (es. 29/09/2025 - 02/10/2025). Per assenze parziali, include anche gli orari specifici (es. 31/07/2025 13:00 - 16:00).
- Tipo
- Modalità dell'assenza: "Richiesta di assenza" per richieste formali del dipendente o inserimenti manageriali.
- Tipo di assenza
- Categoria specifica dell'assenza selezionata dai tipi configurati in Tabelle Generali (es. FERIE, ROL, MALATTIA). Ogni tipo ha il proprio codice identificativo utilizzato nei report e negli export.
- Stato
- Stato corrente dell'assenza:
- Richiesto: In attesa di approvazione manageriale
- Approvato: Confermato dal manager
- Rifiutato: Non approvato dal manager
- Azioni
- Pulsanti per le operazioni disponibili:
- Icona verde (✓): Approva l'assenza (disponibile per i manager)
- Icona rossa (✗): Rifiuta l'assenza (disponibile per i manager)
- Icona matita: Modifica l'assenza
- Icona cestino: Elimina l'assenza
-
Aggiungi Nuova Assenza
La creazione di una nuova assenza avviene tramite il pulsante "+" nella parte superiore della tabella. Il form di creazione si adatta al contesto e alle autorizzazioni dell'utente.
Campi del Form di Creazione
- Dipendente*
- Selezione del dipendente per cui registrare l'assenza. I manager vedono l'elenco del proprio team, mentre i dipendenti vedono solo se stessi.
- Tipo*
- Sempre impostato su "Richiesta di assenza" per le registrazioni standard.
- Tipo di assenza*
- Selezione dalla lista dei tipi di assenza configurati nel sistema. Mostra il codice tra parentesi (es. "FERIE (7004)").
- Tipo di durata dell'assenza*
- Opzioni disponibili:
- Giorno parziale: Per assenze di alcune ore
- Un giorno: Per assenze di una giornata intera
- Più giorni: Per assenze di più giorni consecutivi
- Data da / Data a
-
- Per "Giorno parziale" o "Un giorno": solo campo "Data"
- Per "Più giorni": campi "Data da" e "Data a"
- Ora da / Ora a
- Visibili solo per assenze di tipo "Giorno parziale". Specificano l'intervallo orario dell'assenza.
- Allegati
- Possibilità di allegare documentazione giustificativa (certificati medici, documenti di permesso, ecc.).
Calcolo Automatico dei Giorni
Per assenze di più giorni, il sistema confronta automaticamente l'intervallo di date con il profilo orario del dipendente, escludendo:
- Weekend non lavorativi
- Festività nazionali
- Chiusure aziendali
- Giorni non previsti nel profilo orario del dipendente
-
Modifica Assenza
Le assenze esistenti possono essere modificate cliccando sull'icona matita. Il form di modifica presenta:
- Stato: Possibilità di cambiare lo stato (Richiesto/Approvato/Rifiutato) per i manager
- Tipo di assenza: Modifica della categoria di assenza
- Date e orari: Aggiustamento del periodo di assenza
- Allegati: Aggiunta o rimozione di documentazione
Restrizioni di Modifica
- I dipendenti possono modificare solo le proprie richieste in stato "Richiesto"
- I manager possono modificare tutte le assenze del proprio team
- Le assenze passate possono essere modificate solo per correzioni amministrative
- Le modifiche alle assenze approvate potrebbero richiedere una nuova approvazione
-
Approvazione Massiva
I manager possono approvare multiple assenze simultaneamente utilizzando la funzione di selezione multipla (checkbox) e il pulsante di approvazione massiva. Dopo la conferma, viene mostrato un riepilogo con:
- Elenco delle assenze approvate con successo
- Eventuali errori o conflitti (es. saldi insufficienti)
- Notifiche automatiche inviate ai dipendenti interessati
-
Aggiorna Disponibilità Assenze
Funzione amministrativa per aggiornare manualmente i saldi delle assenze di un dipendente. Permette di:
- Selezionare il dipendente
- Scegliere il tipo di assenza
- Impostare il nuovo saldo in ore
- Aggiungere o sottrarre ore al saldo esistente
Questa funzione è utile per correzioni manuali, bonus straordinari o aggiustamenti di fine anno.
-
Scarica Report
La funzione di export permette di scaricare report dettagliati delle assenze con i seguenti parametri:
Filtri Disponibili
- Azienda: Selezione della società (per utenti multi-azienda)
- Sede lavorativa: Filtra per location specifica
- Unità di business: Filtra per divisione aziendale
- Individui: Selezione di dipendenti specifici
- Tipo di assenza: Filtra per categoria specifica
- Stato: Filtra per stato dell'assenza
- Dal giorno / Al giorno: Intervallo temporale del report
Formati di Export
- CSV: File con valori separati da virgola per elaborazioni in Excel
- Excel: File .xlsx formattato
- PDF: Report formattato per la stampa
Opzioni Aggiuntive
- Formato data: Personalizzazione del formato delle date
- Formato ora: Scelta tra formato 12/24 ore
- Nascondi intestazioni: Opzione per export senza intestazioni di colonna
-
Integrazione con Modulo Staff
Le assenze approvate si integrano automaticamente con:
- Calendario: Visualizzazione delle assenze nel calendario aziendale
- Rilevazione Presenze: Prevenzione delle anomalie per assenze pianificate
- Report Orari: Inclusione nei report di presenza mensili
- Export Paghe: Generazione dei codici corretti per l'elaborazione stipendi
- Gestione Anomalie: Risoluzione automatica delle discrepanze di timbratura
