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Gestisci assenze

  • In questo articolo troverai:

    Introduzione

    Questa guida spiega come registrare un'assenza nel sistema GSI2, includendo ferie, malattie, permessi e altri tipi di assenza configurabili. Le assenze possono essere richieste dai dipendenti, inserite dai manager o aggiunte per risolvere anomalie di presenza.

    Chi può creare assenze

    • Dipendenti: Possono richiedere assenze per se stessi
    • Manager: Possono inserire assenze per i membri del proprio team
    • HR/Amministratori: Possono creare assenze per tutti i dipendenti
    • Approvatori designati: Possono gestire le assenze del personale assegnato

    Quando inserire un'assenza

    • In anticipo: Per ferie pianificate o permessi programmati
    • Durante l'assenza: Per malattie o emergenze
    • A posteriori: Per risolvere anomalie o documentare assenze non pianificate
    • Per correzioni: Quando mancano timbrature o ci sono errori da sistemare

    Approvare, modificare o rifiutare le richieste di assenza

    Per gestire le richieste di assenza dei dipendenti, segui questi passaggi:

    1. Accedi al modulo Staff → Assenze: dal menu principale, seleziona Staff e poi clicca su Assenze.
    2. Posizionati sulla scheda desiderata:

      • Tutto – se vuoi vedere tutte le assenze (incluse quelle in attesa di approvazione), e puoi filtrarle per azienda.
      • Approvatore – se vuoi vedere solo le assenze (incluse quelle in attesa di approvazione) assegnate a un determinato approvatore e per una determinata azienda

    3. Seleziona la richiesta – Nell’elenco, clicca sulla riga del dipendente per consultare i dettagli e i documenti allegati. Si aprirà una schermata con le informazioni della richiesta e gli eventuali allegati
       
      da qui puoi già approvare (tramite il bottone verde con la spunta) o rifiutare (tramite il bottone rosso con la x) la richiesta di assenza selezionata

    4. Approva, rifiuta, modifica o elimina la richiesta - Nell’ultima colonna della riga troverai quattro bottoni:
      • Tick verde: approvare la richiesta
      • Croce rossa: rifiutare la richiesta
      • Matita: modificare la richiesta; si aprirà la schermata sottostante nella quale è possbile modificare le varie informazioni dell'assenza e aggiungere eventuali allegati
      • Cestino: eliminare la richiesta

    Inserire una nuova assenza 

    Per inserire un’assenza di un dipendente, segui questi passaggi:

    1. Naviga su Staff → Assenze - dal menu principale, seleziona la sezione Staff, poi clicca su Assenze.
    2. Crea una nuova assenza - Posizionati sulla scheda Tutto e clicca sul pulsante "+" per creare una nuova assenza.
    3. Compilazione del modulo di richiesta - Si aprirà un pannello in cui dovrai compilare i seguenti campi:
      1. Dipendente: Seleziona il dipendente a cui vuoi aggiungere l’assenza (i dipendenti vedono solo se stessi, manager vedono l’elenco di tutti gli utenti).
      2. Tipo: Puoi scegliere tra Richiesta di assenza, Festività o Chiusura aziendale.
        • Nel caso di Richiesta di assenza (per gestire i tipi di assenze selezionabili in questa sezione, visita il nostro articolo dedicato), dovrai compilare:
          • Tipo di assenza: Seleziona dal menu a tendina il tipo appropriato tra ferie, permessi ROL, malattia, permessi retribuiti, permessi non retribuiti, ecc.
          • Tipo di durata dell’assenza: un giorno, più giorni o giornate parziali
            • Un giorno, ti permetterà di selezionare la data dal calendario
            • Più giorni, ti permetterà di selezionare "Da data" e "A data"
            • Giornata parziale, ti permetterà di selezionare la data e specificare "Orario di inizio" e "Orario di fine"
          • Allegati (opzionale): Allegare eventuale documentazione giustificativa (certificati medici, permessi speciali) cliccando su Aggiungi allegato poi Scegli file.
        • Nel caso di Festività, dovrai selezionare il tipo di festività (es: Natale, Pasqua, ecc.) Per gestire le festività selezionabili in questa sezione, visita il nostro articolo dedicato.
        • Nel caso di Chiusura aziendale, dovrai selezionare il tipo di chiusura aziendale. Per gestire le chiusure aziendali selezionabili in questa sezione, visita il nostro articolo dedicato

    4. Salva la richiesta - clicca su SALVA per concludere l’inserimento di assenza.
    5. Dopo l’invio, lo stato dell’assenza sarà impostato come Richiesto e potrà essere visualizzata :
      • Nei report mensili presenze
      • Nel calendario condiviso
      • Negli export per il sistema paghe

    I saldi di ferie/permessi verranno automaticamente aggiornati di conseguenza.

    Aggiungere assenza per risolvere un’anomalia

    Quando il sistema segnala un’anomalia (es: Il dipendente non ha timbrato l’entrata o l’uscita, una richiesta di ferie o permesso non è stata registrata correttamente), spesso per risolverla è necessario aggiungere l’assenza corretta (ferie, malattia, permesso, ecc.), in modo che il registro giornaliero risulti completo.

    Per inserire un’assenza per risolvere un’anomalia, segui i prossimi passaggi:

    1. Naviga su Staff → Riepilogo Giornaliero - Dal menu principale, seleziona Staff e poi clicca su Riepilogo Giornaliero.
    2. Seleziona l’anomalia – Nel pannello Anomalie di assenza imprevista, clicca sulla riga dell'assenza per consultare i dettagli della giornata segnalata con un’anomalia.
    3. Risolvi l’anomalia – Clicca sul pulsante per inizializzare la risoluzione dell’anomalia.
    4. Rivedi i dettagli - Si aprirà una schermata con le informazioni dell'anomalia. Nel pannello "Proposte automatiche" premi "Applica" sulla proposta suggerita.


    5. Conferma – premi “Approva” per confermare la risoluzione.