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Il sistema di notifiche di GSI2 fornisce un framework completo per la gestione delle comunicazioni automatiche attraverso l'intera piattaforma. Questo modulo permette agli amministratori e agli utenti autorizzati di configurare quando e come ricevere avvisi riguardo eventi importanti che si verificano nel sistema, garantendo che le informazioni critiche raggiungano le persone giuste al momento giusto.
Le notifiche in GSI2 non sono semplici avvisi: rappresentano un sistema intelligente di comunicazione che si integra con tutti i moduli della piattaforma, dal monitoraggio delle presenze alla gestione documentale, dal ticketing al CRM. Ogni evento significativo può essere configurato per generare notifiche personalizzate attraverso diversi canali di comunicazione.
Funzionalità Principali
Modalità di Configurazione
Il sistema offre due modalità operative distinte per la gestione delle notifiche (dipendenti dai permessi impostati):
- Modalità SINGLE: Configurazione individuale che permette di personalizzare le notifiche per singoli utenti. Gli amministratori possono selezionare un utente specifico dal menu a tendina e configurare le sue preferenze di notifica in modo granulare.
- Modalità BULK: Configurazione massiva che applica le stesse impostazioni a tutti gli utenti selezionati o all'intera organizzazione. Particolarmente utile per implementare policy aziendali uniformi o durante il setup iniziale del sistema.
Canali di Notifica Disponibili
GSI2 supporta quattro canali distinti di comunicazione, ciascuno con caratteristiche specifiche:
- Push in GSI: Notifiche in-app che appaiono direttamente nell'interfaccia di GSI2. Un badge rosso sull'icona campanello indica la presenza di notifiche non lette.
- E-mail: Invio automatico di email alla casella aziendale dell'utente con template personalizzabili e link diretti agli elementi interessati in GSI2.
- Browser notification: Notifiche desktop che appaiono anche quando GSI2 è in background, previa autorizzazione del browser.
- SMS: Canale opzionale per eventi critici che richiedono attenzione immediata, richiede la configurazione del numero di cellulare.
Stati di Configurazione
Per ogni tipo di notifica, il sistema prevede tre stati possibili:
- OFF: La notifica è disabilitata e l'utente non riceverà alcun avviso per l'evento specifico.
- ON: La notifica è attiva e l'utente può modificare autonomamente questa impostazione dalle proprie preferenze.
- ON BY ADMIN: La notifica è attivata dall'amministratore e non può essere disabilitata dall'utente. Utilizzato per notifiche critiche o obbligatorie per policy aziendale.
Best Practices per la Configurazione
Per gli Amministratori
- Utilizzare "ON BY ADMIN" solo per notifiche critiche che non devono essere disabilitate
- Configurare prima le notifiche in modalità BULK per stabilire una baseline aziendale
- Personalizzare poi con modalità SINGLE per esigenze specifiche di ruolo o utente
- Testare le configurazioni con un gruppo pilota prima del rollout completo
- Documentare le policy di notifica aziendali per riferimento futuro
Per gli Utenti
- Abilitare solo le notifiche rilevanti per il proprio ruolo per evitare sovraccarico informativo
- Utilizzare le email per eventi importanti che richiedono tracciabilità
- Attivare le push notification per urgenze che richiedono azione immediata
- Verificare periodicamente le impostazioni per mantenerle allineate alle proprie necessità
- Utilizzare la vista filtrata delle notifiche per prioritizzare le azioni
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Aziende
Gestisce le notifiche relative alle entità aziendali e alle loro configurazioni:
- Cost Types: Creazione, modifica e cancellazione dei tipi di costo
- Company Shares: Aggiunta o rimozione di condivisioni aziendali
- Supplier Types: Gestione delle tipologie di fornitori
- Representative Types: Configurazione delle aree di competenza dei contatti
- Legal Entity Types: Gestione delle forme giuridiche
- Legal Clients Activity Type (Codici ATECO): Gestione dei codici di attività economica
- Company Types: Classificazione delle tipologie aziendali
- Company Record Status: Aggiornamenti sullo stato aziendale
- Company Client Sources: Gestione delle fonti dati
- Company Policies and Procedures: Modifiche a policy e procedure aziendali
- Company Contacts: Gestione dei contatti aziendali
- Companies: Eventi principali relativi alle aziende
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Dipendenti
Notifiche per la gestione del personale e delle anagrafiche individuali:
- Individuals: Creazione, modifica e cancellazione utenti, aggiornamenti di ruolo, codice dipendente, status, dati anagrafici e aziendali
- Individual Personal Document: Gestione documenti personali
- Individual Benefits: Amministrazione benefit aziendali
- Individual Assigned Companies: Assegnazione e revoca aziende
- Individual Record Statuses: Cambiamenti di stato dipendente
- NCLA Qualification: Gestione qualifiche contrattuali
- NCLA Levels: Livelli contrattuali CCNL
- Job Titles: Gestione titoli professionali
- Genders: Configurazione anagrafica
- Employee Type: Tipologie di dipendenti
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Staff (Presenze e Timbrature)
Sistema di notifiche per la gestione presenze e attività del personale:
- Work Shift: Creazione, modifica e assegnazione turni di lavoro
- Staff Activities: Richieste di straordinario e relative approvazioni
- Absence: Gestione completa delle assenze (richieste, aggiornamenti, approvazioni)
- Time Travel Type: Configurazione tipologie di trasferta
- Time Shift: Gestione profili orari
- Absence Type: Tipologie di assenza
- Holidays: Gestione festività aziendali
- Company Closures: Chiusure aziendali programmate
- Travel Mission: Ciclo completo delle trasferte (creazione, approvazione, completamento)
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General Tables (Tabelle Generali)
Notifiche per le modifiche alle tabelle di base del sistema:
- Currencies: Gestione valute
- Countries: Configurazione paesi
- Regions: Amministrazione regioni
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Organizzazione
Eventi relativi alla struttura organizzativa aziendale:
- Teams: Gestione gruppi di lavoro, membri e approvatori
- Departments: Amministrazione dipartimenti e relativi approvatori
- Company Business Unit: Gestione unità di business e workflow di approvazione
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Ticketing
Sistema completo di notifiche per la gestione ticket di supporto:
- Timelines: Tracciamento stati di lavorazione
- Tasks: Gestione completa task (creazione, assegnazione, priorità, progresso)
- Ticketing: Eventi principali del ticket (creazione, assegnazione, modifiche stato, priorità, fatturazione)
- Ticket Messages: Chat e messaggi associati a ticket e task
- Ticket Files: Gestione allegati
- Ticket Approver: Workflow approvativo e decisioni
- Ticket Support: Assegnazione e revoca utenti di supporto
- Ticket Types: Configurazione tipologie ticket
- Ticket Task Priorities: Priorità dei task
- Ticket Subcategories: Sottocategorie per classificazione dettagliata
- Ticket Priorities: Livelli di priorità ticket
- Ticket Invoicing Types: Tipologie di fatturazione
- Ticket Categories: Categorie principali per smistamento
- Ticket Assistance Location: Luoghi di assistenza
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Documenti
- Document Folders: Eventi su file personali e condivisi (aggiunta, modifica, cancellazione)
- Caricamenti in cartelle aziendali condivise
- Procedure di import massivo
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CRM
Sistema di notifiche per le attività commerciali:
- Social Networks: Gestione profili social
- Domain Names: Amministrazione domini
- Task Type/Status/Priorities: Configurazione task CRM
- Sale Phase: Fasi del processo di vendita
- Setup Types: Tipologie di configurazione
- LifeCycle: Stati del ciclo di vita CRM
- Company Types/Industries: Classificazione aziende
- Attachment Types: Tipologie allegati
- CRM Tasks/Notes: Gestione task e note aziendali
- CRM Workflow: Flussi di lavoro CRM
- CRM Companies: Proprietà aziende
- CRM Activity Logs: Registrazione attività
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Clients
Notifiche per la gestione clienti:
- RFA Activities: Request For Action - creazione, modifica e cancellazione