RFA

Le RFA (Request for Action) sono i documenti operativi che attivano i servizi dai Service Agreement quando un cliente effettua una richiesta. Il sistema RFA crea le istanze effettive dei servizi basandosi sui modelli definiti nei Service Agreement, permettendo il tracciamento e la gestione dell'erogazione dei servizi ai beneficiari specifici (expat).

Panoramica

Un RFA viene creato quando un cliente richiede l'attivazione dei servizi definiti in un Accordo di Servizio. Il sistema copia tutte le attività e i task dall'accordo selezionato, consentendo di assegnare persone specifiche, impostare scadenze effettive e tracciare il progresso in tempo reale. Qui è dove avviene il lavoro operativo, trasformando gli accordi contrattuali in erogazione di servizi attuabili.

Struttura

Il modulo RFA è strutturato in tre livelli gerarchici:

1. RFA - Documento principale di richiesta
2. RFA Activities - Servizi attivati dal contratto
3. RFA Task - Task individuali per completare ogni attività

Componenti Chiave

Struttura RFA

Ogni RFA include:

• Riferimento Contratto di Servizio: Collegamenti al modello di accordo originale
• Azienda/Proprietario Effettivo: Il cliente che riceve i servizi
• Attività: Copiate dal Contratto di Servizio con risorse assegnate
• Task: Elementi di lavoro specifici con scadenze e consulenti assegnati

Vista Elenco RFA

La pagina principale RFA visualizza:

• Contratto di Servizio: Riferimento all'accordo di origine
• Azienda Esterna: Indicatore per coinvolgimento entità esterna
• Azienda: Organizzazione cliente
• Proprietario Effettivo: Persona specifica o entità che riceve i servizi (expat)
• Azioni: Opzioni di modifica ed eliminazione

Creazione di una RFA

Passaggio 1: Inizializzare RFA

1. Naviga a Clienti > RFA
2. Clicca il pulsante "+" per creare una nuova RFA
3. Configura i dettagli RFA:
   • Contratto di Servizio: Seleziona il modello di accordo da utilizzare
   • Azienda Esterna: Seleziona se applicabile
   • Azienda: Seleziona l'azienda cliente
   • Proprietario Effettivo: Scegli la persona specifica (expat) che riceve i servizi
   • Data di Inizio: Imposta l'inizio effettivo dell'erogazione del servizio
   • Data di Fine: Imposta la fine dell'erogazione del servizio
4. Clicca SALVA per creare la RFA

Passaggio 2: Configurare le Attività RFA

Le attività RFA vengono copiate dal Contratto di Servizio ma richiedono configurazione aggiuntiva:

1. Apri la RFA per visualizzare le sue attività
2. Per ogni attività, configura:
   • Coordinatore del Servizio: Assegna la persona responsabile
   • Valuta: Conferma o cambia l'unità monetaria
   • Descrizione: Aggiungi dettagli specifici per questa istanza

Tracciamento Ore

• Orari Previsti del Coordinatore del Servizio: Ore pianificate
• Ore Effettive del Coordinatore del Servizio: Traccia ore lavorate
• Orari del Coordinatore del Servizio Fatturabili: Ore fatturabili

Impostazioni Finanziarie

• Tipo di Tariffa: Conferma struttura pagamento (Mensile, Annuale, ecc.)
• Valore della Commissione: Imposta importo costo effettivo
• Tipologia di Penale di Cancellazione: Definisci termini cancellazione

Gestione Stati

• Stato: Imposta stato corrente (Bozza, Approvato, In Corso, Completato)
• Progressi: Calcolato automaticamente in base al completamento dei task

Passaggio 3: Gestire i Task RFA

I task vengono copiati dal modello del Contratto di Servizio ma necessitano valori specifici:

Scheda Generale

• Attività del Contratto di Servizio: Pre-compilato dal modello
• Titolo: Nome del task (modificabile se necessario)
• Descrizione: Aggiungi requisiti specifici
• Valore: Peso per calcolo progressi
• Orari di Lavoro Consulente Locale:
  • Ore frontoffice
  • Ore backoffice
• Azione: Tipo di azione associata
• Data di Completamento: Imposta quando il task è terminato

Scheda Costi

Configura i costi effettivi per il task:

• Azienda Corrispondente: Società associata per i costi
• Valuta: Unità monetaria
• Tipo di Costo del Back Office: Classificazione costi back office
• Tipo di Costo del Front Office: Classificazione costi front office
• Importo dei Costi di Back Office: Valore monetario effettivo
• Importo del Costo del Front Office: Valore monetario effettivo
• Spese: Spese aggiuntive
• Spese di Viaggio: Costi relativi ai viaggi
• Tasse Governative: Tasse ufficiali

Scheda Allegati

• Caricamento File: Aggiungere documenti di supporto
• Gestione Documenti: Visualizzare, modificare, eliminare file allegati
• Tipi di File: Supporto per PDF, DOCX, XLSX, immagini

Processo di Flusso di Lavoro

Flusso di Lavoro Completo dell'Erogazione del Servizio

1. Richiesta Cliente → Il cliente richiede servizi per un beneficiario
2. Crea RFA → Seleziona il modello di Service Agreement appropriato
3. Aggiungi Attività RFA → Scegli i servizi richiesti dal contratto
4. Assegna Coordinatori → Designa i coordinatori del servizio
5. Crea Task RFA → Definisci i task specifici per ogni attività
6. Imposta Scadenze → Stabilisci la timeline per l'erogazione
7. Traccia Progressi → Monitora il completamento dei task e le ore
8. Aggiorna Stato → Passa da Bozza ad Approvato a In Corso a Completato
9. Completa Task → Segna i task come completati con date di completamento
10. Chiudi RFA → Finalizza quando tutti i servizi sono stati erogati

Gestione Stati

Stati delle Attività

• Bozza: Stato iniziale di creazione
• Approvato: Pronto per iniziare il lavoro
• In Corso: Attualmente in lavorazione
• Completato: Tutti i task terminati
• Cancellato: Terminato prima del completamento
• In Attesa: Temporaneamente sospeso

Completamento Task

• I task possono essere segnati come completati individualmente
• La percentuale di completamento si auto-calcola in base ai valori dei task
• La data di completamento viene registrata per ogni task
• I progressi si propagano ai livelli di attività e RFA