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Crea una nuova azienda

  • Questa guida descrive come creare una nuova azienda nel sistema GSI2. La creazione di un'azienda è un processo fondamentale che stabilisce l'entità organizzativa alla quale saranno associati tutti gli individui e le configurazioni operative.

    Principio fondamentale: Nel sistema GSI2, tutti gli individui devono essere associati ad almeno un'azienda. L'azienda rappresenta l'entità organizzativa che governa permessi di accesso, visibilità dei dati e configurazioni operative.

    Prerequisiti

    • Permessi di amministratore o permessi specifici per la creazione aziende
    • Accesso al modulo Organizzazione > Aziende
    • Informazioni complete dell'azienda da registrare (dati identificativi, fiscali, indirizzo legale)

    Tipologie di Aziende

    Il sistema distingue tra due categorie principali:

    • Aziende Interne (Ambiente Attivo): Aziende create e gestite nel proprio ambiente con controllo completo su tutti i dati e configurazioni
    • Aziende Esterne (Accesso Condiviso): Aziende di altri live client che hanno concesso accesso condiviso, con capacità di gestione limitate

    Struttura del Processo

    La creazione di un'azienda è suddivisa in due fasi:

    • FASE 1: Creazione iniziale con dati essenziali (solo tab Generale)
    • FASE 2: Configurazioni avanzate dopo il salvataggio (tutti gli altri tab)

    ⚠️ Nota importante: Durante la creazione iniziale, solo il tab Generale è accessibile. Tutti gli altri tab (Contatti, Indirizzi, Policy e Procedure, Aspetto, Moduli, ecc.) diventano disponibili solo dopo aver salvato l'azienda e riaperto il record cliccando sull'icona matita.

    FASE 1: Creazione Iniziale (Dati Essenziali)

    Step 1: Accedere alla Sezione Aziende

    1. Dal menu principale, navigare su Organizzazione
    2. Selezionare Aziende
    3. Si aprirà la tabella dinamica con l'elenco delle aziende esistenti

    Nota: La tabella supporta ordinamento per colonna, filtri e paginazione personalizzabile.

    Step 2: Iniziare la Creazione

    1. Cliccare sul pulsante "+" (Aggiungi) in alto a destra della tabella
    2. Si aprirà il modulo di creazione con solo il tab Generale visibile

    Step 3: Compilare il Tab Generale

    A) Campi Obbligatori (contrassegnati con asterisco *)

    • Nome dell'azienda: Inserire la denominazione ufficiale registrata
    • Tipologia aziendale: Selezionare dal menu dropdown
      I valori disponibili dipendono dalla configurazione in Tabelle Generali > Aziende > Tipologie Azienda. Esempi: HTLC Group company, Corrispondente Internazionale, Cliente Diretto
    • Tipo di persona giuridica: Selezionare la forma societaria
      I valori dipendono da Tabelle Generali > Aziende > Tipi di Persona Giuridica. Esempi: S.r.l., S.p.A., Limited Liability Partnership
    • Paese: Selezionare la giurisdizione geografica di registrazione

    B) Campi Consigliati

    • ID GSI: Identificatore univoco del sistema
      • Può essere generato automaticamente dal sistema
      • Oppure inserito manualmente (deve essere univoco)
      • ⚠️ Non può essere modificato dopo la creazione
    • Stato della registrazione: Campo informativo sullo stato operativo
      • I valori disponibili dipendono dalla configurazione in Tabelle Generali > Aziende > Stato dell'Azienda
    • Valuta per la fatturazione: Valuta predefinita per le transazioni finanziarie (EUR, USD, ecc.)

    C) Informazioni Fiscali

    • Partita IVA azienda: Numero di identificazione IVA ufficiale
    • Codice Fiscale Società: Codice fiscale dell'entità legale
    • Codice di registro dell'impresa: Identificatore di registrazione aziendale (es. numero REA)
    • Stabile organizzazione: Checkbox per scopi fiscali

    D) Date e Configurazioni Base

    • Data di costituzione: Data di registrazione ufficiale dell'azienda
    • Data di inizio servizio: Data di avvio operativo nel sistema GSI2
    • Fuso orario predefinito: Timezone operativo che influenza timestamp e pianificazioni

    E) Relazioni Aziendali

    • Società holding: Selezione della società capogruppo (se applicabile)
    • Origine del cliente: Canale di acquisizione o provenienza
    • Tipologia fornitore: Classificazione per scopi di approvvigionamento

    F) Attività e Classificazioni

    • Tipo di attività dei clienti legali principali: Classificazione primaria dell'attività
    • Tipo di attività dei clienti legali secondari: Classificazione secondaria

    G) Informazioni di Contatto Generali

    • Reception tel.: Numero telefonico reception
    • Mobile: Numero cellulare di riferimento
    • E-mail principale: Indirizzo email principale
    • E-mail 2: Indirizzo email secondario

    Step 4: Salvare l'Azienda

    1. Verificare che tutti i campi obbligatori siano compilati (asterisco rosso *)
    2. Cliccare sul pulsante SALVA in basso
    3. Il sistema confermerà la creazione con un messaggio di successo
    4. L'azienda sarà ora visibile nella tabella principale

    ✅ FASE 1 COMPLETATA: L'azienda è stata creata con successo con i dati essenziali.

    FASE 2: Configurazioni Avanzate (Post-Salvataggio)

    Dopo aver salvato l'azienda, è possibile accedere a tutti gli altri tab per configurazioni avanzate.

    Step 5: Riaprire l'Azienda in Modalità Modifica

    1. Dalla tabella Aziende, individuare l'azienda appena creata
    2. Cliccare sull'icona matita nella colonna Azioni
    3. Si aprirà il modulo completo con tutti i tab ora accessibili

    Tab Disponibili per Configurazioni Avanzate

    1. Tab Contatti

    Scopo: Gestire il personale e i punti di contatto associati all'azienda.

    Come aggiungere un contatto:

    1. Cliccare "Aggiungi nuovo contatto"
    2. Inserire: Nome, Cognome, Ruolo/Reparto, Email, Telefono
    3. Salvare

    Nota: È possibile modificare o eliminare contatti usando le icone matita/cestino.

    2. Tab Indirizzi

    Scopo: Gestire le sedi fisiche e l'indirizzo legale dell'azienda.

    Come aggiungere un indirizzo legale:

    1. Cliccare "Aggiungi nuovo Indirizzo legale"
    2. Compilare: Nome dell'unità locale, Via, Numero civico, Città, CAP, Regione, Paese
    3. Contrassegnare come Indirizzo legale principale se necessario
    4. Salvare

    L'indirizzo legale principale verrà poi selezionabile nel tab Generale nel campo "Indirizzo legale".

    3. Tab Condiviso Con

    Scopo: Controllare l'accessibilità dei dati aziendali con altri live client.

    Come concedere accesso:

    1. Cliccare "Aggiungi un nuovo accesso aziendale"
    2. Selezionare l'azienda esterna da autorizzare
    3. Definire il livello di accesso e permessi
    4. Salvare

    È possibile rimuovere accessi esistenti cliccando l'icona cestino.

    4. Tab Policy e Procedure

    Scopo: Gestire documentazione di conformità e procedure operative.

    Come aggiungere una policy:

    1. Cliccare "Aggiungi"
    2. Inserire: Titolo, Autore, Descrizione, Data emissione, Data scadenza
    3. Caricare file allegati (se necessario)
    4. Salvare

    5. Tab Società del Gruppo

    Scopo: Visualizzare e gestire relazioni con altre entità del gruppo aziendale.

    Questo tab mostra automaticamente le aziende correlate in base alla configurazione "Società holding" nel tab Generale.

    6. Tab Note di Storia

    Scopo: Documentare modifiche, eventi e decisioni relative all'azienda.

    Come aggiungere una nota:

    1. Cliccare "Aggiungi nuovo appunto di storia"
    2. Inserire la descrizione/contenuto della nota
    3. Il sistema aggiungerà automaticamente: data, ora e autore
    4. Salvare

    Consiglio: Documentare sempre la creazione iniziale e le configurazioni applicate.

    7. Tab Aspetto

    Scopo: Configurare branding e identità visiva dell'azienda sulla piattaforma.

    Come caricare i loghi:

    • Piccolo logo: Visualizzato nella parte in alto a sinistra del menu di navigazione
    • Marchio medio: Per uso in report e documenti
    • Marchio grande: Per uso in presentazioni

    Per ciascun logo:

    1. Cliccare SCEGLI FILE
    2. Selezionare l'immagine (formato PNG o JPG raccomandato)
    3. Salvare

    Set di colori aziendali: Configurare schema colori personalizzato per l'interfaccia.

    8. Tab Moduli

    Scopo: Attivare/disattivare funzionalità e moduli disponibili per l'azienda.

    I moduli disponibili includono: Staff, Badge Machine Import, Notifiche, Mobility Integration, Ticketing, Documenti, CRM, Clienti e relativi sotto-moduli.

    ⚠️ Importante: L'attivazione/disattivazione di moduli influenza le funzionalità disponibili per tutti gli utenti dell'azienda.

    9. Tab Importare

    Scopo: Configurare identificatori per integrazione con sistemi esterni.

    • Codice azienda: Identificatore univoco per scambio dati
    • Codice tickets: Identificatore sistema ticketing
    • Codici terminali badge: Integrazione sistema controllo accessi

    10. Tab Configurazioni Generali

    Scopo: Definire parametri operativi di base.

    • Giorno di inizio settimana lavorativa: Selezionare il primo giorno della settimana lavorativa (Lunedì, Martedì, ecc.)

    11. Tab Controllo Remoto Locale

    Scopo: Gestire regole di accesso basate su rete e geolocalizzazione.

    Come aggiungere una regola:

    1. Cliccare pulsante di aggiunta
    2. Selezionare tipo: Paese o Indirizzo IP
    3. Specificare il valore (es. Italy, 192.168.1.0)
    4. Impostare lo stato (attivo/non attivo)
    5. Salvare

    12. Tab Impostazioni di Accesso

    Scopo: Configurare politiche di sicurezza e autenticazione.

    Politica aziendale in materia di password:

    • Lunghezza minima: Numero di caratteri richiesti (default: 8)
    • Requisito caratteri speciali: ON/OFF
    • Requisito maiuscolo e minuscolo: ON/OFF
    • Requisito con i numeri: ON/OFF

    Autenticazione a più fattori (MFA):

    • Abilitare il checkbox MFA abilitato per richiedere autenticazione a due fattori

    ⚠️ Importante: Le modifiche alle policy password si applicano immediatamente a tutti gli utenti dell'azienda.

    13. Tab Approvatori

    Scopo: Configurare la catena di approvazione per processi aziendali.

    Come aggiungere un approvatore:

    1. Cliccare "Aggiungi nuovo approvatore"
    2. Selezionare l'individuo dall'elenco dipendenti
    3. Definire l'ambito di approvazione
    4. Salvare

    14. Tab Tipi di Attività del Personale

    Scopo: Definire i tipi di attività utilizzabili dai dipendenti per tracciamento tempo e reportistica.

    Come aggiungere un tipo di attività:

    1. Cliccare "Aggiungi tipo di attività del personale"
    2. Selezionare la categoria di classificazione dalla tabella generale configurata
      I valori disponibili dipendono dalla configurazione in Tabelle Generali > Staff > Tipi di Attività del Personale
    3. Salvare

    Questi tipi di attività saranno poi selezionabili da tutti i dipendenti dell'azienda.