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La sezione Rimborsi del modulo Staff è dedicata alla gestione completa dei rimborsi spese per viaggi di lavoro e trasferte del personale. Il sistema permette di registrare, tracciare e approvare le richieste di rimborso in modo strutturato e trasparente.
Funzionalità principali:
- Registrazione delle missioni di viaggio con dettagli completi
- Gestione delle previsioni di spesa e budget
- Workflow di approvazione integrato
- Allegati documentali per giustificativi di spesa
- Tracciamento dello stato di ogni richiesta
Interfaccia Principale
Visualizzazioni Disponibili
La schermata principale offre due modalità di visualizzazione tramite schede:
- TUTTO: Mostra tutte le richieste di rimborso inserite nel sistema
- APPROVATORE: Visualizza solo le richieste che richiedono approvazione da parte dell'utente corrente
Tabella Rimborsi
La tabella principale presenta le seguenti colonne:
- Codice ID GSI: Identificativo univoco della richiesta di rimborso
- Data: Periodo della trasferta
- Paese: Nazione di destinazione
- Regione: Regione o area geografica specifica
- Stato: Stato corrente della richiesta (In attesa, Approvata, Rifiutata)
- Azioni: Opzioni disponibili per gestire la richiesta
Filtri
Il sistema offre filtri avanzati per facilitare la ricerca e la gestione delle richieste:
- Filtro per codice GSI
- Filtro per data o periodo
- Filtro per paese e regione
- Filtro per stato di approvazione
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Aggiungere una Nuova Missione di Viaggio
Procedura di Inserimento
- Cliccare sul pulsante + (Aggiungi) nell'angolo in alto a destra della tabella
- Si aprirà la finestra modale "AGGIUNGI NUOVO MISSIONE DI VIAGGIO"
- Compilare tutti i campi richiesti del modulo
- Allegare eventuali documenti giustificativi
- Cliccare su SALVA per inviare la richiesta
Campi del Modulo
Informazioni Base
- Codice ID GSI: Generato automaticamente dal sistema
- Dal giorno: Data di inizio della trasferta (campo obbligatorio)
- Al giorno: Data di fine della trasferta (campo obbligatorio)
- Valuta: Valuta di riferimento per le spese (EUR, USD, GBP, ecc.)
Dettagli Economici
- Previsioni dei prezzi: Stima anticipata dei costi totali della trasferta
- Descrizione: Descrizione dettagliata della missione e delle spese previste
Informazioni Dipendente
- Dipendente: Selezione del dipendente che effettua la trasferta
- Menu a tendina con lista completa del personale
- Formato: Nome Cognome (Codice ID)
Localizzazione
- Paese: Nazione di destinazione
- Seleziona il paese dalla lista
- Opzione "Nessun dato" se non applicabile
- Regione del paese: Regione o provincia specifica
- Si popola dinamicamente in base al paese selezionato
- Opzione "Nessun dato" se non specificata
Attività Cliente (Opzionale)
- Attività dei clienti: Cliente o progetto associato alla trasferta
- Selezionabile dalla lista clienti attivi
- Opzione "Nessun dato" per trasferte non legate a clienti specifici
- Compito di attività dei clienti: Attività specifica o milestone del progetto
- Si popola in base al cliente selezionato
- Opzione "Nessun dato" se non applicabile
Documentazione
- Allegati: Caricamento documenti giustificativi
- Ricevute e fatture
- Biglietti di viaggio
- Prenotazioni alberghiere
- Altri giustificativi di spesa
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Workflow di Approvazione
Stati della Richiesta
- In attesa: Richiesta inviata, in attesa di revisione
- In revisione: Richiesta presa in carico dall'approvatore
- Approvata: Richiesta approvata e autorizzata al rimborso
- Rifiutata: Richiesta non approvata con motivazione
- Completata: Rimborso effettuato
Processo di Approvazione
- Il dipendente inserisce la richiesta di rimborso
- Il sistema notifica automaticamente l'approvatore designato
- L'approvatore accede alla scheda "APPROVATORE"
- Revisiona i dettagli e i documenti allegati
- Approva o rifiuta la richiesta con eventuali note
- Il richiedente riceve notifica dell'esito