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Panoramica
La tabella Tipi di Assenza nelle Tabelle Generali consente la configurazione completa delle categorie di assenza disponibili nel sistema GSI2. Questa funzionalità è fondamentale per la gestione dei permessi, ferie, malattie e altre tipologie di assenza del personale, integrandosi direttamente con il modulo Staff per il tracciamento del tempo e delle attività.
I Tipi di Assenza definiti in questa tabella determinano non solo le categorie disponibili per le richieste di assenza, ma anche le regole di calcolo, i limiti di utilizzo e i processi di approvazione. Il sistema supporta configurazioni avanzate come l'approvazione automatica, la gestione dei saldi negativi e l'integrazione con i sistemi di esportazione per il calcolo delle buste paga.
Oltre alla gestione tradizionale delle assenze, questa funzionalità serve anche come meccanismo di correzione per risolvere anomalie nel tracciamento del tempo quando i record di timbratura in entrata/uscita non sono allineati con gli orari di lavoro previsti.
Vista Principale - Tabella
La vista tabellare presenta tutti i tipi di assenza configurati nel sistema, permettendo una gestione centralizzata e una rapida panoramica delle impostazioni correnti. La tabella include funzionalità di filtro, ordinamento e paginazione per facilitare la navigazione tra numerose configurazioni.
Campi della Tabella
- Nome
- La denominazione del tipo di assenza visualizzata agli utenti nel sistema. Questo campo identifica univocamente ogni categoria di assenza (es. "FERIE", "MALATTIA", "PERMESSO").
- Saldo massimo (ore all'anno)
- Il numero massimo di ore disponibili annualmente per questo tipo di assenza. Questo valore determina il monte ore totale che ogni dipendente può utilizzare in un anno.
- È fatturabile
- Indicatore che determina se le ore di assenza di questo tipo devono essere considerate fatturabili ai clienti o ai progetti. Utilizzato principalmente per assenze legate ad attività di formazione o progetti specifici.
- Consenti valori negativi
- Opzione che permette al saldo di questo tipo di assenza di andare in negativo. Utile per gestire situazioni eccezionali dove il dipendente necessita di utilizzare ore non ancora maturate.
- Codice
- Codice alfanumerico utilizzato nei processi di esportazione e integrazione con sistemi esterni. Questo codice viene utilizzato nei file di export CSV e nelle integrazioni con i sistemi di gestione paghe.
- Azioni
- Colonna contenente i pulsanti per modificare (icona matita) o eliminare (icona cestino) ogni tipo di assenza. L'eliminazione è possibile solo se non esistono assenze registrate con quel tipo.
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Aggiungi Nuovo Tipo di Assenza
La creazione di un nuovo tipo di assenza avviene tramite una finestra modale che si apre cliccando sul pulsante "+" nella parte superiore della tabella. Il form di creazione richiede la compilazione di diversi campi per definire completamente il comportamento del nuovo tipo di assenza.
Campi del Form di Creazione
Informazioni Base
- Nome*: Denominazione del tipo di assenza (campo obbligatorio)
- Saldo massimo (ore all'anno): Limite annuale di ore utilizzabili
- Codice: Identificativo per export e integrazioni
Opzioni di Configurazione
- È fatturabile: Se selezionato, le ore di questo tipo di assenza possono essere fatturate ai clienti
- Nessun limite: Se attivato, rimuove qualsiasi restrizione sul numero di ore utilizzabili, ignorando il campo "Saldo massimo"
- Approvazione automatica: Le richieste di assenza di questo tipo vengono automaticamente approvate senza necessità di revisione manageriale
Gestione Saldi
- Consenti valori negativi: Disponibile solo se "Nessun limite" non è attivo. Permette al dipendente di utilizzare ore oltre il saldo disponibile, risultando in un saldo negativo
Arrotondamento Esportazione
- Arrotondamento esportazione (minuti): Valore in minuti per l'arrotondamento per eccesso durante l'export. Ad esempio, con valore 15, un'assenza di 1 ora e 10 minuti verrà esportata come 1 ora e 15 minuti
Calcolo Orario di Lavoro
- È considerato orario di lavoro per i calcoli basati sulla settimana: Se attivato, le ore di assenza di questo tipo contribuiscono al raggiungimento del monte ore settimanale previsto dal contratto
- È considerato tempo di lavoro per i calcoli giornalieri: Se attivato, le ore di assenza di questo tipo contribuiscono al raggiungimento del monte ore giornaliero previsto
Nota importante: Quando le opzioni di calcolo orario sono attivate, l'assenza genera comunque il proprio codice identificativo nei report, ma la durata viene sommata alle ore effettivamente lavorate per il raggiungimento della quota giornaliera o settimanale prevista dal profilo orario del dipendente.
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Modifica Tipo di Assenza
La modifica di un tipo di assenza esistente permette di aggiornare tutte le configurazioni precedentemente impostate. Per modificare un tipo di assenza:
- Individuare il tipo di assenza nella tabella principale
- Cliccare sull'icona matita nella colonna Azioni
- Si aprirà una finestra modale con tutti i campi precompilati con i valori attuali
- Modificare i campi necessari
- Cliccare su "SALVA" per confermare le modifiche
Considerazioni per la Modifica
- Le modifiche ai saldi massimi non influenzano retroattivamente le assenze già registrate
- Cambiare il codice di export può influire sulle integrazioni esistenti con sistemi esterni
- La modifica delle opzioni di approvazione automatica si applica solo alle nuove richieste
- Disattivare "Consenti valori negativi" non corregge automaticamente i saldi già negativi
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Integrazione con il Modulo Staff
I Tipi di Assenza configurati in questa tabella sono direttamente utilizzati nel modulo Staff per:
- Creazione e gestione delle richieste di assenza dei dipendenti
- Calcolo automatico dei saldi disponibili
- Applicazione delle regole di approvazione
- Generazione di report e statistiche sulle assenze
- Export dei dati per l'elaborazione delle buste paga
- Risoluzione delle anomalie di timbratura
Best Practice
- Utilizzare nomi chiari e descrittivi per facilitare la selezione da parte degli utenti
- Definire codici univoci e consistenti per l'integrazione con sistemi esterni
- Configurare l'approvazione automatica solo per tipologie di assenza non critiche
- Impostare saldi massimi realistici basati sui contratti collettivi applicabili
- Documentare internamente il significato e l'uso di ogni tipo di assenza configurato
- Testare le configurazioni di arrotondamento prima dell'utilizzo in produzione
- Considerare l'impatto delle opzioni di calcolo orario sui report di presenza