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Gestisci formato degli ID GSI

  • Il sistema GSI ID è il cuore della identificazione univoca in GSI2. Ogni record nel sistema riceve un identificatore unico configurabile secondo le esigenze della tua organizzazione. Questa guida ti accompagnerà nella configurazione e gestione dei formati GSI ID per le diverse entità del sistema.

    Comprendere il GSI ID

    Cos'è il GSI ID?

    Il GSI ID è un codice identificativo univoco che viene assegnato automaticamente a ogni record creato nel sistema. Può essere configurato con diverse combinazioni di testo, date e numeri per creare un formato che riflette la struttura organizzativa e le esigenze di tracciabilità.

    Esempi di formati GSI ID

    • Solo numerico: 00000001, 00000002, 00000003...
    • Con prefisso aziendale: HTLC-2025-00001
    • Con data completa: 20250101-IND-0001
    • Formato complesso: IT-COMP-2025-01-00042

    Accedere alla configurazione GSI ID

    1. Naviga alle Tabelle Generali
      Dal menu principale, accedi alla sezione "Tabelle Generali" o "Setup & Tables".
    2. Seleziona "GSI ID" o "Codice ID GSI"
      Clicca sulla voce per aprire l'interfaccia di configurazione.
    3. Visualizza le configurazioni esistenti
      Vedrai una tabella con le configurazioni attuali per le diverse entità, mostrando il formato attuale e i parametri di generazione.

    Configurare un nuovo formato GSI ID

    Selezione dell'entità

    1. Scegli l'entità da configurare
      Dal menu a tendina sulla destra, seleziona l'entità per cui vuoi configurare il GSI ID:
      • Aziende (Companies)
      • Individui (Individuals)
      • Business Units
      • Dipartimenti (Departments)
      • Team
      • Documenti (Documents)
      • Ticket
      • Altri moduli disponibili
    2. Clicca sul pulsante di configurazione
      Una volta selezionata l'entità, clicca sul pulsante per aprire il pannello di configurazione.

    Costruire il formato - Passo dopo passo

    1. Aggiungi la prima parte del codice
      Clicca su "Aggiungi parte" per iniziare la configurazione.
    2. Seleziona il tipo di componente
      Scegli tra le opzioni disponibili:

      Opzione TEXT (Testo)

      • Inserisci il testo fisso che apparirà nel codice
      • Esempio: "HTLC", "ITA", "DOC"
      • Questo testo apparirà uguale in tutti i codici generati

      Opzione DATE (Data)

      • Seleziona il formato data desiderato dal menu a tendina
      • Formati disponibili:
        • YYYY (anno a 4 cifre: 2025)
        • YY (anno a 2 cifre: 25)
        • MM (mese: 01-12)
        • DD (giorno: 01-31)
        • YYYYMMDD (data completa: 20250115)
        • YYYY-MM-DD (data con separatori: 2025-01-15)
      • La data viene inserita automaticamente al momento della creazione del record

      Opzione NUMBER (Numero)

      • Lunghezza: Definisci quante cifre avrà il numero (es. 5 per 00001)
      • Inizia da: Imposta il numero di partenza del contatore (default: 1)
      • Il sistema incrementa automaticamente per ogni nuovo record
    3. Aggiungi altre parti (opzionale)
      Puoi combinare più elementi cliccando nuovamente "Aggiungi parte":
      • Esempio: TEXT "DOC" + DATE "YYYY" + NUMBER "00001"
      • Risultato: DOC2025000001
    4. Aggiungi separatori (opzionale)
      Tra le parti puoi inserire separatori come "-" o "/" aggiungendo una parte TEXT con il carattere desiderato.
    5. Visualizza l'anteprima
      Il sistema mostra un'anteprima del formato che verrà generato.
    6. Salva la configurazione
      Clicca "SALVA" per applicare il nuovo formato. I nuovi record creati da questo momento useranno il formato configurato.

    Esempio pratico di configurazione

    Supponiamo di voler creare un GSI ID per gli Individui con formato: IND-2025-01-00001

    1. Seleziona "Individuals" dal dropdown
    2. Aggiungi parte 1: TEXT = "IND"
    3. Aggiungi parte 2: TEXT = "-"
    4. Aggiungi parte 3: DATE = "YYYY"
    5. Aggiungi parte 4: TEXT = "-"
    6. Aggiungi parte 5: DATE = "MM"
    7. Aggiungi parte 6: TEXT = "-"
    8. Aggiungi parte 7: NUMBER con lunghezza 5, inizia da 1
    9. Salva la configurazione

    Modificare una configurazione esistente

    1. Seleziona l'entità configurata
      Dal dropdown, scegli l'entità di cui vuoi modificare il formato.
    2. Clicca su "Aggiorna codice"
      Si aprirà il pannello con la configurazione attuale.
    3. Modifica i componenti
      Puoi:
      • Eliminare parti esistenti
      • Aggiungere nuove parti
      • Modificare i parametri (lunghezza numero, formato data)
    4. Salva le modifiche
      Clicca "SALVA" per applicare le modifiche.

    Importante: Le modifiche al formato GSI ID si applicano solo ai nuovi record. I record esistenti mantengono il loro GSI ID originale.

    Best Practice e Consigli

    • Pianifica prima di configurare: Definisci una strategia di codifica coerente per tutta l'organizzazione
    • Usa prefissi significativi: Aiutano a identificare rapidamente il tipo di record
    • Considera la crescita: Imposta una lunghezza numerica adeguata (5 cifre = fino a 99.999 record)
    • Documenta le convenzioni: Mantieni una documentazione delle convenzioni di codifica adottate
    • Test prima del deployment: Prova il formato su un ambiente di test prima di applicarlo in produzione