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Attiva utente

  • L'attivazione utente in HTLC Network GSI2 coinvolge tre passaggi chiave: assegnare ruoli e permessi, assicurarsi che sia presente un'e-mail aziendale e inviare l'invito primo accesso. Questo processo trasforma un record individuo in un utente attivo del sistema.

    Prerequisiti

    • L'individuo deve essere creato nel sistema
    • L'indirizzo e-mail aziendale deve essere assegnato (richiesto per accesso sistema)
    • I ruoli appropriati devono essere configurati nel sistema

    Passo 1: Assegnare Ruoli e Permessi

    Accesso Gestione Permessi

    1. Navigare alla tabella Dipendenti
    2. Localizzare l'individuo da attivare
    3. Cliccare sull'icona lucchetto nella colonna Azioni
    4. Si apre la finestra gestione permessi

    Comprendere i Tipi di Permesso

    L'interfaccia permessi usa checkbox con codici colore:

    • Checkbox gialla: Permessi che arrivano come dipendenze da altre selezioni
    • Checkbox arancione/rossa: Autorizzazione basata su un ruolo (non può essere modificata direttamente)
    • Checkbox blu: Autorizzazione regolare che può essere impostata individualmente

    Configurare Ruoli

    1. Selezionare un ruolo dal menu a tendina Ruoli
    2. I ruoli comuni includono:
      • System administrator
      • HR Administrator
      • Employee (accesso base)
      • Manager
      • Ruoli personalizzati creati dalla vostra organizzazione
    3. Si possono assegnare ruoli multipli a un utente
    4. Cliccare SALVA per applicare il ruolo

    Impostare Permessi Individuali

    Perfezionare i permessi per moduli specifici:

    Categorie Permessi Disponibili:

    • Individui
      • Visualizzazione
      • Creare
      • Aggiornamento
      • Eliminare
    • Ruoli individuali: Assegnare/revocare ruoli
    • Foto individuali: Visualizzare/creare/eliminare foto
    • Documenti personali del dipendente: Accesso/creare/aggiornare documenti
    • Approvatori individuali: Assegnare/revocare approvatori
    • Password: Cambiare password propria o di altri
    • Impostazioni di esportazione individuali: Configurare scambio dati
    • Costi individuali: Visualizzare/creare/aggiornare/eliminare informazioni costi

    Per impostare permessi:

    1. Selezionare le checkbox appropriate per ogni tipo di permesso
    2. Usare "Tutto" per concedere accesso completo a una categoria
    3. Selezionare operazioni specifiche (Visualizzazione, Creare, Aggiornare, Eliminare) secondo necessità
    4. Cliccare SALVA dopo aver configurato i permessi

    Passo 2: Verificare Configurazione E-mail

    1. Aprire il record dell'individuo (icona matita)
    2. Andare alla scheda Generale
    3. Verificare che il campo E-mail aziendale sia compilato
    4. Il formato e-mail dovrebbe essere: nome.cognome@azienda.com
    5. Se mancante, aggiungere l'e-mail e cliccare SALVA

    Passo 3: Inviare Invito Primo Accesso

    Attivazione Utente Singolo

    1. Tornare alla tabella Dipendenti
    2. Selezionare la checkbox accanto all'utente da attivare
    3. Cliccare l'icona e-mail (Invia Invito Primo Accesso) nella barra strumenti in alto
    4. Confermare l'azione quando richiesto
    5. Il sistema invia un'e-mail con:
      • Link sicuro per creazione password
      • Nome utente (solitamente indirizzo e-mail)
      • Istruzioni per primo accesso
      • Tempo scadenza link (tipicamente 24-72 ore)

    Attivazione Utenti Multipli

    1. Selezionare checkbox multiple per utenti da attivare
    2. Cliccare l'icona e-mail per inviare inviti a tutti gli utenti selezionati
    3. Il sistema processa ogni invito individualmente
    4. Monitorare pannello notifiche per stato invio

    Passo 4: Abilitare MFA (Opzionale ma Consigliato)

    1. Aprire il record dell'individuo
    2. Navigare alla scheda Configurazione MFA
    3. Se MFA è abilitato a livello aziendale:
      • Selezionare "Abilitato" dal menu
      • Cliccare SALVA
      • L'utente configurerà MFA durante primo accesso

    Post-Attivazione

    Indicatori Stato Utente

    Nella tabella Dipendenti, gli utenti attivati mostrano sfondi diversi:

    • Grigio chiaro: Invito inviato, in attesa primo accesso
    • Bianco/Standard: Utente attivo con accesso completato
    • Blu chiaro: Record interno senza accesso sistema

    Monitorare Primo Accesso

    • Verificare se l'utente ha completato configurazione password
    • Verificare configurazione MFA se richiesta
    • Rivedere cronologia accessi nei log di audit
    • Reinviare invito se scaduto (usare di nuovo icona e-mail)